共有リンクURLを変えずにGoogleドライブ上の共有ファイルを更新するには

      2016/07/06

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Googleドライブは、様々なファイルを共有するのに便利です。ローカルで作成したり、入手したファイルをドラッグ&ドロップでポイッと放り込んで共有設定をして相手に連絡すれば良いのですからお手軽です。

でも、これが一回限りの共有なら良いのですが、同じファイルを更新して共有したい場合全く同じファイル名でUploadしても共有リンクURLが別のものとなってしまいます。以前にUploadしたファイルと同じファイル名でUploadしても上書きされません。Windowsで同じフォルダに同じファイル名でコピーすると別名にするか、上書きするか問われますが、Googleドライブの場合同じ名前であっても同じフォルダに複数置かれてしまいます。Googleドライブ上ファイルは別途にファイルIDを与えられてファイルID単位で管理されるため、表示されるファイル名が衝突することが無いためです。

今回は共有リンクURLを変えずにGoogleドライブ上の共有ファイルを更新する方法を紹介します。

事前設定

設定手順

共有するファイルがMicrosoft OfficeのExcel、Word、Powerpointのファイルの場合、次の設定を事前に行う必要があります。

  1. Googleドライブを開きます。
  2. 右上の歯車アイコンをクリックし、「設定」をクリックします。
    設定

    設定

  3. 左ペインで「全般」をクリックし、右側の項目中「アップロードしたファイルを変換する」のチェックボックスをオフにします。
    アップロードしたファイルを変換

    アップロードしたファイルを変換

  4. 右上の「完了」ボタンをクリックします。

設定理由

このチェックボックスがオンになっている場合、アップロードしたファイルはGoogleドキュメント形式になってしまいます。Googleドキュメント化して使いたい場合はこれをオンにした方が自動変換してくれるので便利です。

しかし、冒頭説明したようにファイルを同名でアップロードしても別のファイルIDを持つ同名の別Googleドキュメントに変換されてしまうので、同一のファイルを管理するには不都合です。今回はそのため機能を使わないようにします。

共有リンクURLを変えずにGoogleドライブ上の共有ファイルを更新する方法

  1. 事前設定をしている場合、Officeファイルは元々のファイル形式のままUploadされます。この際の操作はこれまでの使い方と変わりません。
  2. 同じファイルを内容更新してアップロードする際、先にUploadしていたファイルをGoogleドライブ上で右クリックします。
  3. 表示されたメニューから「版を管理」をクリックします。
    版を管理

    版を管理

  4. 表示されたウィンドウで「新版をアップロード」ボタンをクリックします。
    新版をアップロード

    新版をアップロード

  5. ファイル選択の画面になるので内容更新済みのファイルをローカルドライブで選択し、「開く」をクリックします。
  6. すると、先のウィンドウ上更新済みファイルが現行版、先ほどまでの現行版がバージョン1となります。
    複数バージョンを同一URL.同一IDで管理

    複数バージョンを同一URL.同一IDで管理

  7. 「閉じる」ボタンをクリックしてウィンドウを閉じます。これで同じ共有リンク、同じファイルIDで更新済みファイルになりました。

ウィンドウに表示されていたように、古いバージョンは既定では30日保存された後、自動で削除されます。この削除までの期間は古いバージョンも、バージョン名の右側にあるボタンをクリックしてメニューを選択してダウンロード出来ます。また、「このバージョンは削除しない」という設定を行えば、自動削除されません。安定板として過去の版を残したい場合はこの設定をしておくと便利です。

バージョン単位でのダウンロード、管理

バージョン単位でのダウンロード、管理


Googleドキュメントの場合

Googleドキュメントの場合、ファイル名を右クリックしてもメニュー上に「版を管理」は表示されません。これはGoogleドキュメントがバージョン管理出来ないということではありません。Googleドキュメントを開いて、メニューで「ファイル」-「変更履歴の表示」を選択すると、右側に誰がいつどこを変更したかの履歴を表示する領域が表示されます。選択して「この版を復元」をクリックすれば簡単に選択した版に戻すことが出来ます。

ただ、この機能はあくまでGoogleドライブ上にあるGoogleドキュメントの履歴を管理する機能です。元々Googleドキュメントでは無かったMicrosoftOfficeのファイルをローカルで修正して変換アップロードしたところで履歴や差異は記録されません。先に書いたように別IDの同名ファイルとして保存されるだけです。分かって割り切ってそう使う分には良いのですが、変換してアップロードしつつ同一ファイルIDで管理したいという要望を持っても通常の手段では無理です。

終わりに

ファイルをバージョン管理できるのは別にGoogleドライブだけの話ではなく、大抵のクラウドのファイル共有サービスで同じようなことが出来ます。ただ、Googleドライブの場合なまじOfficeに類似した機能も併せ持ち、ファイルの変換も簡単に出来るため、ローカルドライブの挙動と混同しやすいのではないでしょうか?

恥ずかしい話、筆者はこの挙動を何回も度忘れして「あれー?上書きされないなあ」とか「なんでURL別のを連絡しなおさなきゃいけないのかな、面倒くさい。」となっては「あー、そういえば…」と思い出すを繰り返していました。今回はそういったことを繰り返さぬための覚書です。

適宜覚書-Fragmentsは、筆者が興味をもった様々な情報やネタを筆者が忘れても後で思い出せるよう覚書として公開するBlogです。Google Chrome拡張、Facebook、Google、Twitter、Windows、各種Webアプリなどを扱うことが多いです。この覚書が、もし何かお役立ちになれば幸いです。

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