Googleドキュメントの概要表示でササッと素早く文書内移動しよう

   

ドキュメントTips

Google Appsは、オフラインのOfficeスイート程ではないにしても日々色々な機能が追加されています。物によってはWebならではの独自機能やAPIによる拡張があり、凌駕する部分も増えてきました。Microsoft Officeがデファクトスタンダードとなって久しく成熟しきった領域に見えますが、まだまだこれから先の改善に期待出来そうです。

さて、今回紹介するのは、文書を作成するワードプロセッサ機能のGoogleドキュメントの機能です。ドキュメントの概要表示、俗に言うアウトライン機能が新たに追加されました。Wordなどから見ると「今さらか」と言う後追い機能ですが、あると地味に普段使いの中で効き目を発揮します。

ドキュメントの概要表示機能とは

ワードプロセッサでの文章作成では、文章の構成要素は大きく分けて見出しと本文に分かれます。見出しも最初に文書全体のタイトルがあり、大見出し、中見出し、小見出しといった感じで文章の役割ごとに区切り、構造的に作ります。こうすると、読む側も見出しで文章の方向性を把握しながら、必要に応じて詳細を読み込んでいくことが出来ます。(HTMLの文書やPDFの文書、紙の書籍の目次なんかもそうですね)

ドキュメントの概要表示機能とは、この見出し部分を抜き出して表示する機能です。こういってしまうとあって当り前の機能ですが、裏を返せばそれだけ有用だから広く使われている訳です。

Googleドキュメントで概要表示をするには

  1. 何かしら見出しのある文書をGoogleドキュメントで作成します。今回は例として、ここで覚書した「任意の文字列や動物でオライリーの表紙を作るジェネレータ」の見出しを使ってみました。
    オライリー風カバージェネレータ任意の文字列や動物でオライリーの表紙を作るジェネレータ
    オライリーの書籍の表紙って個性的でインパクトありますよね。あの精緻に描き込まれた動物や植物のイラスト、それも書籍ごとの使い回しはせずそれぞれに別個の素材を選...
  2. 見出しは対象の文字列を選択して、Googleドキュメントの上部バーに「標準テキスト」と書かれたプルダウンリストを選択し、設定したい見出しレベルを選択します。

    見出し設定

  3. 一通り設定が終わったら上部メニューから「ツール」「ドキュメントの概要」を選択します。(Ctrl+ALT+Aを押下し、Ctrl+Altを押したままHをを押下すると同じようにドキュメントの概要を表示できます)

    ドキュメントの概要パネルの表示

  4. すると、文書の左側にドキュメントの概要パネルが表示されます。先にお話しした通り見出しだけを抜出して、その構造が分かるように文字サイズやインデントで見出しレベルが分かりやすく表現されています。今回の例では見出し1、見出し2、見出し3の3段階です。本当なら更に本文が見出し3の下位に配置しますが、概要パネルは見出しのみ表示されます。

    ドキュメントの概要

  5. ドキュメントの概要の見出しをクリックすると、対応する部分までササッと文書内移動が出来ます。今回の例は本文を割愛し短く単純なものですが、長い文書でスクロールが必要であったり構造がもっと複雑な場合この機能は重宝します。これは読む人だけではなく、文章を書いている人に猶更利便性があります。

    文書内移動

  6. また、これは利用環境を問わないWebアプリだからこその利便ですが、スマートフォンやタブレットなどで同じGoogleドキュメントを開いた際も、このドキュメントの概要機能を使えます。

終わりに

冒頭書きましたがまだまだこれから先が楽しみなGoogle Apps、気が付けばどんどん機能が追加されています。興味をもった人はApps Update Blogに注目です。

纏めて状況を見たい場合は月単位で注目機能がMonthly Newsletterに記載されています。

また具体的な適用時期は機能ごとにカレンダーで公開されています。Googleカレンダーを使っているなら自分のカレンダーに取り込んでおけばいつでも状況を知ることが出来ます。

適宜覚書-Fragmentsは、筆者が興味をもった様々な情報やネタを筆者が忘れても後で思い出せるよう覚書として公開するBlogです。Google Chrome拡張、Facebook、Google、Twitter、Windows、各種Webアプリなどを扱うことが多いです。この覚書が、もし何かお役立ちになれば幸いです。

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